[{"data":1,"prerenderedAt":4},["ShallowReactive",2],{"blog-certidoes-do-prestador-pj":3},"\u003Cp>O prestador entrega bem, emite a nota, o financeiro paga. Um ano depois chega uma reclamação trabalhista de um empregado dele, e a sua empresa aparece no polo passivo como tomadora do serviço. Alguém do jurídico pergunta: quais documentos a gente tinha desse fornecedor na época? A resposta costuma ser uma pasta compartilhada com uma certidão que venceu há oito meses e um contrato social desatualizado.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Certidão de prestador não é burocracia de compras. É a prova, com data, de que na hora em que você contratou e na hora em que você pagou aquela empresa estava regular perante o fisco, a Justiça do Trabalho e o FGTS. Sem essa prova, a sua defesa vira palavra contra documento.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>O que vem abaixo é orientação prática de gestão de contratos e não substitui a análise de um advogado no seu caso concreto.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch2>O que a certidão prova, e o que ela não prova\u003C\u002Fh2>\n\u003Cp>Uma certidão negativa diz uma coisa só: na data em que foi emitida, o órgão emissor não localizou débito em nome daquele CNPJ. Ela não diz que o prestador é competente, que vai entregar no prazo, nem que continuará regular no mês que vem. É uma foto, não um filme.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Essa distinção muda a forma de trabalhar. Coletar certidão é fácil. O difícil é manter o conjunto válido durante toda a vigência do contrato, que é exatamente o período em que você está exposto. Um checklist preenchido no onboarding e nunca mais revisitado dá uma falsa sensação de controle.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>O que você ganha exigindo e guardando:\u003C\u002Fp>\n\u003Cul>\n\u003Cli>prova de diligência na escolha e na fiscalização do prestador\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>base contratual para suspender pagamento quando a regularidade cai\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>redução de exposição à responsabilidade subsidiária pelas obrigações trabalhistas do prestador, tema tratado na Súmula 331 do TST\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>capacidade de responder a auditoria do seu próprio cliente, quando você está no meio de uma cadeia\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>um critério objetivo para decidir se renova ou não o contrato\u003C\u002Fli>\n\u003C\u002Ful>\n\u003Ch2>As cinco certidões do checklist básico\u003C\u002Fh2>\n\u003Ch3>CND federal conjunta\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>É a certidão de débitos relativos a créditos tributários federais e à dívida ativa da União, emitida em conjunto pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Ela também cobre as contribuições previdenciárias, que antes tinham certidão própria. Prova que o prestador não tem débito federal em aberto nem inscrição em dívida ativa.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch3>Certidão negativa estadual\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Emitida pela Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa está inscrita. Prova regularidade quanto a tributos estaduais, principalmente ICMS. Prestador puramente de serviço, que recolhe ISS e não ICMS, às vezes reclama que não faz sentido. Ainda assim, a certidão estadual mostra se existe débito inscrito, e o custo de emitir é baixo.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch3>Certidão negativa municipal\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Emitida pela prefeitura do município de inscrição. Prova regularidade quanto a tributos municipais, principalmente o ISS, que é o tributo que incide sobre o serviço que você está contratando. Em contrato de serviço, é uma das mais relevantes e uma das mais esquecidas.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch3>CNDT\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Certidão negativa de débitos trabalhistas, emitida pela Justiça do Trabalho e criada pela Lei 12.440\u002F2011. Prova que a empresa não consta no Banco Nacional de Devedores Trabalhistas, ou seja, que não tem condenação trabalhista definitiva pendente de pagamento. É a certidão que mais diz sobre o risco que interessa a quem contrata PJ.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch3>CRF do FGTS\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Certificado de regularidade do FGTS, emitido pela Caixa. Prova que o prestador está em dia com os depósitos de FGTS dos empregados dele. É a certidão de validade mais curta do conjunto, e por isso a que mais vence sem ninguém perceber.\u003C\u002Fp>\n\u003Cdiv class=\"table-scroll\">\u003Ctable>\n\u003Cthead>\n\u003Ctr>\n\u003Cth>Certidão\u003C\u002Fth>\n\u003Cth>O que prova\u003C\u002Fth>\n\u003Cth>Onde emitir\u003C\u002Fth>\n\u003Cth>Validade típica\u003C\u002Fth>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003C\u002Fthead>\n\u003Ctbody>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>CND federal conjunta\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>Ausência de débito tributário federal, previdenciário e de dívida ativa da União\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>Receita Federal \u002F PGFN\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>180 dias\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Certidão negativa estadual\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>Ausência de débito de tributos estaduais (ICMS e outros)\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>Secretaria da Fazenda do estado\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>Varia por estado, em geral de 30 a 90 dias\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Certidão negativa municipal\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>Ausência de débito de tributos municipais (ISS e outros)\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>Prefeitura do município de inscrição\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>Varia por município, em geral de 30 a 90 dias\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>CNDT\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>Ausência de débito trabalhista definitivo (BNDT)\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>Justiça do Trabalho \u002F TST\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>180 dias\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>CRF do FGTS\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>Regularidade dos depósitos de FGTS dos empregados\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>Caixa Econômica Federal\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>30 dias\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003C\u002Ftbody>\n\u003C\u002Ftable>\u003C\u002Fdiv>\n\u003Cp>Trate a coluna de validade como referência de planejamento, não como verdade fixa: quem manda é a data impressa na certidão que o prestador enviou. Cada emissão traz a própria data de validade, e certidão emitida com efeito de negativa pode ter prazo diferente.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch2>O que mais pedir, dependendo do risco do contrato\u003C\u002Fh2>\n\u003Cp>O checklist básico serve para quase todo prestador PJ. Contratos de risco maior pedem mais:\u003C\u002Fp>\n\u003Cul>\n\u003Cli>contrato social e última alteração, para saber quem assina e se o objeto social cobre o serviço contratado\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>comprovante de inscrição e situação cadastral no CNPJ\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>certidão de distribuições cíveis e de falência, em contratos longos ou de valor alto\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>apólice de seguro de responsabilidade civil, quando o serviço pode causar dano a terceiro\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>documentação técnica obrigatória da atividade, como registro em conselho profissional, quando a profissão exige\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>documentos dos subcontratados, se o contrato permite subcontratação, porque o risco não some quando o serviço desce um nível na cadeia\u003C\u002Fli>\n\u003C\u002Ful>\n\u003Cp>Definir esse conjunto por tipo de contrato, e não por fornecedor, é o que impede a discussão caso a caso toda vez que entra alguém novo. É a mesma lógica que sustenta um bom \u003Ca href=\"\u002Fblog\u002Fclausulas-do-contrato-de-prestacao-de-servicos\">conjunto de cláusulas do contrato de prestação de serviços\u003C\u002Fa>: a regra é do contrato, não da pessoa.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch2>Quando exigir\u003C\u002Fh2>\n\u003Ch3>No onboarding\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Antes da assinatura, não depois. Documento pendente na largada vira documento pendente para sempre, porque a pressão de começar o serviço sempre vence a pressão de completar a pasta. A regra prática que funciona: sem checklist completo, não assina; sem assinatura, não começa.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch3>Na renovação periódica\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Aqui está o erro mais comum. As empresas escolhem uma data única no ano e pedem tudo de novo. Só que as validades são diferentes: o CRF do FGTS vence em 30 dias, a CNDT em 180. Cobrar tudo junto a cada seis meses significa conviver com FGTS vencido em cinco de cada seis meses.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>A recorrência tem que ser por documento, ancorada na data de validade daquele documento específico, com uma janela de antecedência para o prestador ter tempo de emitir.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch3>Antes de eventos críticos\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Independente do calendário, revalide o conjunto antes de:\u003C\u002Fp>\n\u003Cul>\n\u003Cli>liberar pagamento, quando o contrato condiciona pagamento à regularidade\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>assinar um aditivo que amplia escopo ou valor\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>renovar a vigência\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>aprovar uma medição de valor relevante\u003C\u002Fli>\n\u003C\u002Ful>\n\u003Ch2>O custo de não exigir\u003C\u002Fh2>\n\u003Cp>O custo direto é o mais visível: responder na Justiça do Trabalho por dívida que não é sua, e depois tentar cobrar de um prestador que já fechou as portas. Mas há custos silenciosos que aparecem antes:\u003C\u002Fp>\n\u003Cul>\n\u003Cli>você paga um fornecedor irregular e perde o argumento de que fiscalizou\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>o seu cliente final pede a documentação da cadeia e você não tem, e o contrato com ele fica em risco\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>alguém do time gasta horas por mês caçando PDF no WhatsApp e no e-mail, um trabalho que não produz nada\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>a auditoria pede o histórico e ninguém sabe dizer quem cobrou, quando cobrou e o que o prestador respondeu\u003C\u002Fli>\n\u003C\u002Ful>\n\u003Cp>Esse último ponto costuma ser o mais caro. Não basta ter o documento; é preciso conseguir demonstrar o processo de cobrança, com data e responsável. Quem controla isso em planilha descobre o limite rápido, como discutimos em \u003Ca href=\"\u002Fblog\u002Fplanilha-de-controle-de-contratos\">planilha de controle de contratos\u003C\u002Fa>.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch2>Como parar de ser caçador de documento\u003C\u002Fh2>\n\u003Cp>O padrão que funciona tem quatro peças: uma lista de documentos definida por tipo de contrato, uma data de validade capturada no momento do envio, uma cobrança automática que dispara antes do vencimento, e um histórico que registra quem fez o quê e quando.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>É exatamente isso que o \u003Ca href=\"\u002Fcompliance-de-prestadores-de-servico\">módulo de compliance de prestadores do Contrasync\u003C\u002Fa> faz. Você define, por contrato, quais documentos a outra parte precisa manter válidos. A plataforma cobra, recebe, valida o prazo e volta a cobrar antes de vencer, com alerta por e-mail, push e WhatsApp. A pendência fica visível para os dois lados, então o prestador sabe o que falta sem precisar perguntar, e o histórico com data e responsável fica pronto para auditoria.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Vale ser honesto sobre o limite: a plataforma não consulta certidão em órgão público no seu lugar. Quem emite e envia é o prestador, pelo \u003Ca href=\"\u002Fapp-de-contratos\">app mobile\u003C\u002Fa> ou pela web. O que muda é que a cobrança deixa de depender de alguém lembrar, e o vencimento deixa de ser descoberto tarde demais. Se o seu problema hoje é justamente descobrir tarde, comece pelo \u003Ca href=\"\u002Fblog\u002Fcnd-vencida-do-fornecedor\">artigo sobre CND vencida no meio do contrato\u003C\u002Fa> e por \u003Ca href=\"\u002Fblog\u002Fcontratar-prestador-pj-sem-risco\">como contratar prestador PJ sem risco\u003C\u002Fa>.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch2>Perguntas frequentes\u003C\u002Fh2>\n\u003Ch3>Posso aceitar certidão positiva com efeitos de negativa?\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Em geral sim. A certidão positiva com efeitos de negativa significa que existe débito, mas ele está suspenso, parcelado ou garantido, e por isso produz os mesmos efeitos de uma negativa. Ela é aceita na maior parte dos processos de contratação. O cuidado é registrar que se trata de uma positiva com efeitos de negativa, guardar a data de validade e revisar na renovação, porque a situação que a sustenta pode mudar.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch3>De quanto em quanto tempo devo pedir as certidões de novo?\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Pela validade de cada uma, e não por um calendário único. Um documento com validade de 30 dias precisa de ciclo mensal; um de 180 dias, semestral. Cobrar tudo na mesma data facilita a vida de quem cobra e deixa buracos abertos justamente nos documentos de prazo curto.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch3>Preciso pedir tudo isso de um MEI?\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Depende do risco do contrato, não do porte. Um MEI sem empregados não tem FGTS a recolher, então o CRF perde sentido prático. Já as certidões federal, municipal e a CNDT continuam fazendo sentido. O critério é olhar o que cada certidão prova e perguntar se aquele risco existe naquela contratação.\u003C\u002Fp>\n",1784295366888]