[{"data":1,"prerenderedAt":4},["ShallowReactive",2],{"blog-planilha-de-controle-de-contratos":3},"\u003Cp>A planilha de controle de contratos quase sempre nasce do mesmo jeito: alguém foi pego de surpresa. Um contrato renovou sozinho, um prestador ficou trabalhando sem contrato assinado, um reajuste passou batido. Na segunda-feira seguinte, abre-se um arquivo novo, com quatro colunas, e a promessa de que agora vai ficar tudo sob controle.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>E fica. Por um tempo. A planilha é honesta: é rápida, é grátis, todo mundo sabe usar, e resolve o problema imediato de saber o que existe. O problema não é a planilha ser ruim. É que ela funciona bem exatamente até o dia em que para de funcionar, e esse dia não vem com aviso.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch2>A estrutura mínima de uma planilha que funciona\u003C\u002Fh2>\n\u003Cp>O erro mais comum é o oposto do que se imagina: não é a planilha simples demais, é a ambiciosa demais. Aquela com 40 colunas que ninguém preenche e que em três meses tem metade das células vazias. Melhor começar com o mínimo que responde ao que realmente é perguntado: o que temos, com quem, até quando, quanto, e o que está pendente.\u003C\u002Fp>\n\u003Cdiv class=\"table-scroll\">\u003Ctable>\n\u003Cthead>\n\u003Ctr>\n\u003Cth>Coluna\u003C\u002Fth>\n\u003Cth>Para que serve\u003C\u002Fth>\n\u003Cth>Formato sugerido\u003C\u002Fth>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003C\u002Fthead>\n\u003Ctbody>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>ID do contrato\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>referência única para citar em e-mail e reunião\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>texto, sequencial\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Contraparte\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>com quem é o contrato\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>texto\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>CNPJ ou CPF\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>identificação inequívoca, evita homônimo\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>texto\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Objeto (resumo)\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>o que foi contratado, em uma linha\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>texto curto\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Tipo\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>serviço recorrente, projeto, aditivo, distrato\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>lista suspensa\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Contrato pai\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>liga o aditivo ao contrato original\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>ID\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Data de início\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>início da vigência\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>data\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Data de fim\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>fim da vigência\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>data\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Renovação\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>automática, mediante aviso, não renova\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>lista suspensa\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Prazo de aviso prévio (dias)\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>quantos dias antes é preciso avisar para não renovar\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>número\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Data limite para avisar\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>fim menos aviso prévio, calculada por fórmula\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>data (fórmula)\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Valor\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>valor mensal ou total\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>moeda\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Índice de reajuste\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>IPCA, IGP-M, sem reajuste\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>lista suspensa\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Mês do reajuste\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>aniversário do contrato\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>data\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Status\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>em negociação, aguardando assinatura, vigente, encerrado\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>lista suspensa\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Assinado?\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>sim ou não, e a data\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>data\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Link do documento\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>onde está o PDF assinado\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>URL\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Responsável interno\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>quem responde por esse contrato\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>texto\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Validade das certidões\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>menor data de validade entre os documentos do prestador\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>data\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Observações\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>tudo que não coube acima\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>texto\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003C\u002Ftbody>\n\u003C\u002Ftable>\u003C\u002Fdiv>\n\u003Cp>Três colunas dessa lista costumam ser esquecidas e são as que mais salvam:\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Contrato pai.\u003C\u002Fstrong> Sem ela, o aditivo vira uma linha solta e você perde a noção de que aquele contrato de 2024 já foi alterado três vezes. Quem trabalha com \u003Ca href=\"\u002Fblog\u002Faditivo-de-contrato-de-prestacao-de-servicos\">aditivo de contrato\u003C\u002Fa> precisa dessa amarração desde o primeiro dia.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Data limite para avisar.\u003C\u002Fstrong> A data que importa não é o fim da vigência, é a data em que ainda dá para não renovar. Um contrato que termina em 31 de dezembro com 60 dias de aviso prévio precisa de decisão até 1 de novembro. Quem só marca 31 de dezembro descobre a decisão quando ela já não existe mais.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Assinado?\u003C\u002Fstrong> Parece bobo. É a coluna que revela que um contrato está sendo executado, faturado e cobrado sem que ninguém tenha assinado nada.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch2>Como montar o alerta de vencimento\u003C\u002Fh2>\n\u003Cp>Uma planilha sem cálculo de prazo é uma lista, não um controle. O mínimo é ter duas colunas calculadas e um destaque visual.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch3>Data limite para avisar\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Se a data de fim está em \u003Ccode>H2\u003C\u002Fcode> e o prazo de aviso prévio em \u003Ccode>J2\u003C\u002Fcode>:\u003C\u002Fp>\n\u003Cpre>\u003Ccode>=SE(OU(H2="";J2="");"";H2-J2)\n\u003C\u002Fcode>\u003C\u002Fpre>\n\u003Ch3>Dias restantes até a decisão\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Considerando que a fórmula acima gerou a data limite em \u003Ccode>K2\u003C\u002Fcode>:\u003C\u002Fp>\n\u003Cpre>\u003Ccode>=SE(K2="";"";K2-HOJE())\n\u003C\u002Fcode>\u003C\u002Fpre>\n\u003Ch3>Semáforo de status\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Em uma coluna de alerta, para transformar o número em texto acionável:\u003C\u002Fp>\n\u003Cpre>\u003Ccode>=SE(K2="";"";SE(K2-HOJE()<0;"prazo perdido";SE(K2-HOJE()<=30;"decidir agora";SE(K2-HOJE()<=60;"atenção";"ok"))))\n\u003C\u002Fcode>\u003C\u002Fpre>\n\u003Ch3>Formatação condicional\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Selecione a coluna de dias restantes e crie três regras com fórmula personalizada:\u003C\u002Fp>\n\u003Cpre>\u003Ccode>vermelho:  =$K2-HOJE()<0\nlaranja:   =E($K2-HOJE()>=0;$K2-HOJE()<=30)\namarelo:   =E($K2-HOJE()>30;$K2-HOJE()<=60)\n\u003C\u002Fcode>\u003C\u002Fpre>\n\u003Cp>O mesmo raciocínio vale para a coluna de validade das certidões, que é onde a maioria das operações se machuca sem perceber. Se você paga PJ, a \u003Ca href=\"\u002Fblog\u002Fcertidoes-do-prestador-pj\">validade das certidões do prestador\u003C\u002Fa> precisa ter a mesma cor e o mesmo destaque que a vigência do contrato.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Vale um aviso sobre \u003Ccode>HOJE()\u003C\u002Fcode>: ela só recalcula quando o arquivo é aberto. Guarde essa frase, porque ela é a raiz do problema da próxima seção.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch2>Os quatro sinais de que a planilha virou risco\u003C\u002Fh2>\n\u003Ch3>1. Existe uma versão paralela\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Alguém baixou uma cópia para "mexer com calma" e nunca devolveu. O financeiro tem a dele, com uma coluna de pagamento que a original não tem. O comercial mantém outra, só com os clientes que atende.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>A partir daí não existe mais "a planilha". Existem três, todas parcialmente certas, e a pergunta "qual é a versão boa?" passa a ter mais de uma resposta defensável. Sem versão controlada, a verdade vira opinião.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch3>2. Ninguém atualiza\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>A planilha depende de disciplina humana em um momento específico: logo depois de fechar um contrato, que é justamente quando a pessoa está com pressa para começar a executá-lo.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>O sintoma é fácil de reconhecer. Abra a planilha e procure a última linha preenchida por completo. Se a última atualização de verdade tem mais de duas semanas, ela já não descreve a sua operação. Ela descreve a operação de duas semanas atrás, e você está tomando decisão com base num retrato antigo achando que é ao vivo.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch3>3. Não há trilha de quem mudou o quê\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Alguém alterou a data de fim de um contrato de março para junho. Quem? Quando? Com base em qual documento?\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>O histórico de versões do editor registra que a célula mudou, mas não registra por quê, e ninguém consulta esse histórico na prática. Numa auditoria ou numa disputa, o que sustenta a sua versão dos fatos é a trilha: o documento assinado, a data, o aceite da outra parte. Uma célula editada não é prova de nada.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>É o sinal mais silencioso dos quatro, porque não incomoda no dia a dia. Só aparece quando você precisa dele, e aí é tarde.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch3>4. O alerta depende de alguém abrir o arquivo\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Este é o sinal definitivo, e é matemático, não cultural.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>A fórmula \u003Ccode>HOJE()\u003C\u002Fcode> só é recalculada quando a planilha é aberta. A formatação condicional só pinta de vermelho quando alguém está olhando. Ou seja: o seu sistema de alerta é, na verdade, um sistema de confirmação. Ele não avisa que o prazo está chegando. Ele confirma o que já aconteceu, para quem tiver a iniciativa de perguntar.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Um controle que só avisa quando alguém lembra de olhar não é um controle. É uma lembrança.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Se você respondeu sim a dois desses quatro sinais, a planilha já está custando dinheiro. Ainda não apareceu na conta, mas está lá, na forma de um contrato renovado sem querer ou de um reajuste que ninguém aplicou.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch2>O que fazer quando a operação passa da planilha\u003C\u002Fh2>\n\u003Cp>A resposta não é comprar um sistema no susto. É separar o que a planilha faz bem do que ela não faz, e resolver só a segunda parte.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Continue usando a planilha para o que ela é boa:\u003C\u002Fstrong> visão geral rápida, análise ad hoc, um relatório que ninguém pediu mas você quer montar hoje. Exportar dados para planilha é um recurso legítimo, e não vai deixar de ser.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Tire dela o que depende de memória humana.\u003C\u002Fstrong> Especificamente:\u003C\u002Fp>\n\u003Cul>\n\u003Cli>o alerta de vencimento e de renovação, que precisa chegar até a pessoa, e não esperar que a pessoa vá até ele\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>o alerta de certidão vencida, pelo mesmo motivo\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>a versão vigente do documento, que precisa ter uma fonte única e não uma pasta com quatro arquivos parecidos\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>a trilha de quem mudou o quê, que precisa nascer do processo, e não de alguém anotar na coluna de observações\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>a ligação entre o contrato e a cobrança, para que um aditivo não fique meses sem chegar ao financeiro\u003C\u002Fli>\n\u003C\u002Ful>\n\u003Cp>A migração razoável é gradual: comece pelos contratos vigentes, deixe o histórico encerrado onde está, e só depois traga o arquivo morto. Se a sua operação está na faixa de \u003Ca href=\"\u002Fblog\u002Forganizar-contratos-com-10-a-50-prestadores\">10 a 50 prestadores\u003C\u002Fa>, esse costuma ser o ponto em que a planilha rende menos do que custa.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>E vale a franqueza: se você tem oito contratos, todos anuais, sem aditivo e sem prestador PJ para fiscalizar, fique com a planilha. Ela é suficiente, e um software subutilizado é pior que uma planilha bem cuidada. Antes de decidir, entenda os \u003Ca href=\"\u002Fblog\u002Fquanto-custa-um-software-de-gestao-de-contratos\">modelos de cobrança do mercado\u003C\u002Fa> e faça a conta com os seus próprios números.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch2>Onde o Contrasync entra\u003C\u002Fh2>\n\u003Cp>O Contrasync é um CLM especializado em \u003Ca href=\"\u002Fgestao-de-contratos-de-prestacao-de-servicos\">contratos de prestação de serviços\u003C\u002Fa>, e ele existe justamente para o que a planilha não consegue fazer: o alerta de vencimento e de certidão que chega até você em vez de esperar o arquivo ser aberto, a versão única do documento, a assinatura eletrônica com trilha de auditoria, e o aditivo, o distrato e a renovação como contrato-filho com histórico versionado, para que a pergunta "por que esse valor mudou em março?" tenha resposta sem depender da memória de alguém.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>O que foi contratado também espelha para o ERP, então o aditivo não fica preso no documento enquanto o financeiro cobra o valor antigo. O cadastro é aberto e não pede cartão de crédito, o que permite subir os contratos vigentes da sua planilha e comparar os dois controles lado a lado antes de decidir qualquer coisa.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch2>Perguntas frequentes\u003C\u002Fh2>\n\u003Ch3>Quais colunas não podem faltar numa planilha de controle de contratos?\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>O núcleo mínimo é: contraparte, objeto, data de início, data de fim, prazo de aviso prévio, data limite para avisar (calculada), valor, status, se foi assinado e o link do documento. As três que mais se esquece e mais fazem falta são contrato pai (para amarrar aditivos), data limite para avisar (que é a data que realmente importa) e a validade das certidões do prestador.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch3>Como criar alerta de vencimento de contrato no Excel ou no Google Sheets?\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Calcule a data limite (data de fim menos o prazo de aviso prévio), depois a diferença entre essa data e \u003Ccode>HOJE()\u003C\u002Fcode>, e aplique formatação condicional em faixas de 60, 30 e 0 dias. Funciona, com uma ressalva importante: \u003Ccode>HOJE()\u003C\u002Fcode> só recalcula quando alguém abre o arquivo, então o alerta só existe se alguém for olhar. Para prazo crítico, isso não é suficiente.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch3>Quando parar de usar planilha para controlar contratos?\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Quando aparecer uma versão paralela do arquivo, quando a planilha passar semanas sem ser atualizada, quando ninguém souber dizer quem alterou uma data e por quê, ou quando você perceber que o alerta depende de alguém abrir o arquivo. Dois desses quatro sinais juntos já indicam que o custo existe, mesmo que ainda não tenha aparecido em nenhum relatório.\u003C\u002Fp>\n",1784295372456]