[{"data":1,"prerenderedAt":4},["ShallowReactive",2],{"blog-quanto-custa-um-software-de-gestao-de-contratos":3},"\u003Cp>Você pediu proposta para três fornecedores de gestão de contratos e recebeu três documentos que não dá para comparar. Um cobra por usuário. Outro cobra por documento assinado. O terceiro cobra por contrato ativo e ainda soma uma taxa de implantação. Os três dizem "a partir de", e o "a partir de" nunca é o preço que você vai pagar.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>O problema não é falta de transparência, necessariamente. É que as empresas cobram pelo que enxergam como valor, e cada uma enxerga uma coisa. Antes de comparar números, é preciso comparar modelos. Um preço baixo no modelo errado fica caro em seis meses, e um preço aparentemente alto no modelo certo pode ser o mais barato do ano.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Aqui não vai tabela de preço de ninguém, e é de propósito: número de terceiro envelhece rápido e engana. A lógica de cobrança, não.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch2>Os cinco modelos de cobrança do mercado brasileiro\u003C\u002Fh2>\n\u003Ch3>Por usuário\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>O preço é multiplicado pelo número de pessoas com acesso ao sistema. É o modelo mais comum em software B2B, porque é fácil de entender e de vender.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Funciona bem quando poucas pessoas mexem em contrato: o jurídico, o financeiro, um ou dois gestores.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Dói quando a operação precisa de muita gente olhando. Se o gestor de cada área precisa aprovar o contrato dele, cada aprovador vira uma licença. O efeito colateral é conhecido: a empresa passa a compartilhar login para economizar, e adeus trilha de auditoria, que era metade do motivo para comprar o sistema.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Pergunta a fazer ao fornecedor: existe um perfil só de leitura ou de aprovação com preço diferente do perfil de edição?\u003C\u002Fp>\n\u003Ch3>Por documento assinado (ou por envelope)\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Cada documento enviado para assinatura consome um crédito. É o modelo típico das plataformas de assinatura eletrônica, e alguns CLMs o herdam.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Funciona bem quando o volume de assinatura é baixo e previsível.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Dói de duas formas. A primeira é a mais óbvia: em mês de pico, o custo estoura. A segunda é mais perversa: o modelo cria um incentivo contra o processo correto. Se cada envio custa, a equipe evita reenviar um documento corrigido, evita formalizar um aditivo pequeno, evita coletar a assinatura de uma testemunha. O sistema começa a moldar o comportamento para gastar menos, e não para controlar melhor.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Pergunta a fazer: reenvio de um documento corrigido consome crédito novo? E o aditivo, conta como documento novo?\u003C\u002Fp>\n\u003Ch3>Por contrato ativo\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Você paga por contrato vigente na base, independentemente de quantas pessoas acessam ou quantas assinaturas foram coletadas.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Funciona bem quando o número de contratos é estável e o time é grande. É o modelo mais alinhado ao valor real em operações de serviço recorrente, porque o custo acompanha o tamanho da carteira.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Dói quando existe muito contrato pequeno, de valor baixo, que ainda assim ocupa uma linha. E dói quando não fica claro o que é "ativo": contrato encerrado, mas guardado por obrigação legal, continua contando?\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Pergunta a fazer: contrato encerrado, arquivado ou suspenso entra na conta?\u003C\u002Fp>\n\u003Ch3>Por volume (faixas)\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Faixas de uso: até X contratos, até Y assinaturas, até Z usuários. Ao ultrapassar a faixa, sobe o plano.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Funciona bem para quem consegue prever o crescimento e quer previsibilidade orçamentária.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Dói na virada de faixa. O salto costuma ser degrau, não rampa, e o contrato número 51 pode custar o preço de vinte.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Pergunta a fazer: o que acontece exatamente no dia em que eu ultrapasso a faixa? Cobra proporcional ou sobe o plano inteiro?\u003C\u002Fp>\n\u003Ch3>Plano fixo\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Um valor mensal com um conjunto definido de recursos, sem contagem fina.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Funciona bem para quem odeia surpresa e prefere um custo estável.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Dói quando os limites do plano fixo estão escondidos em uma nota de rodapé, e quando o recurso de que você mais precisa está no plano de cima.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Pergunta a fazer: quais recursos ficam fora deste plano, e o que exatamente acontece se eu estourar um limite?\u003C\u002Fp>\n\u003Cdiv class=\"table-scroll\">\u003Ctable>\n\u003Cthead>\n\u003Ctr>\n\u003Cth>Modelo\u003C\u002Fth>\n\u003Cth>Faz sentido quando\u003C\u002Fth>\n\u003Cth>Onde costuma doer\u003C\u002Fth>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003C\u002Fthead>\n\u003Ctbody>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Por usuário\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>poucas pessoas editam contrato\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>aprovador vira licença; time compartilha login\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Por documento assinado\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>volume de assinatura baixo e previsível\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>pico de mês; desincentiva formalizar aditivo\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Por contrato ativo\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>carteira estável, time grande\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>contrato pequeno pesa igual; definição de "ativo"\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Por volume (faixas)\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>crescimento previsível\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>o degrau da virada de faixa\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Plano fixo\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>previsibilidade acima de tudo\u003C\u002Ftd>\n\u003Ctd>limites escondidos; recurso essencial no plano de cima\u003C\u002Ftd>\n\u003C\u002Ftr>\n\u003C\u002Ftbody>\n\u003C\u002Ftable>\u003C\u002Fdiv>\n\u003Ch2>O que quase sempre é cobrado à parte\u003C\u002Fh2>\n\u003Cp>O preço da tela de planos raramente é o preço final. Os itens abaixo aparecem depois, e vale perguntar por todos antes de assinar:\u003C\u002Fp>\n\u003Cul>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Assinaturas além da franquia.\u003C\u002Fstrong> O plano inclui um número de envios por mês; o excedente é avulso.\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Assinatura com certificado digital ICP-Brasil.\u003C\u002Fstrong> Costuma ser cobrada separadamente da assinatura eletrônica simples.\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Integrações.\u003C\u002Fstrong> Conectar o ERP ou o CRM pode estar num plano superior, ou ser um projeto pago à parte.\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Implantação e onboarding.\u003C\u002Fstrong> Taxa única, às vezes obrigatória, às vezes proporcional ao tamanho da base a migrar.\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Migração de base.\u003C\u002Fstrong> Importar os contratos que já existem, com anexos e datas, quase nunca é gratuito quando o volume é grande.\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Suporte prioritário.\u003C\u002Fstrong> Suporte por e-mail no plano básico, suporte com SLA no plano de cima.\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Armazenamento e retenção.\u003C\u002Fstrong> Contrato encerrado ainda precisa ser guardado por anos, e esse armazenamento pode ser cobrado.\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>\u003Cstrong>API e webhooks.\u003C\u002Fstrong> Em alguns produtos, o acesso programático é o gatilho para o plano enterprise.\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Usuário externo.\u003C\u002Fstrong> Em alguns modelos, o cliente ou o prestador que só assina não paga; em outros, sim. Vale confirmar.\u003C\u002Fli>\n\u003C\u002Ful>\n\u003Cp>Nada disso é armadilha por si só. Vira problema quando a comparação entre fornecedores é feita só pelo número da primeira linha da proposta.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch2>Como calcular se o software se paga\u003C\u002Fh2>\n\u003Cp>O erro mais comum é comparar o custo do software com zero, como se hoje a gestão de contratos fosse de graça. Ela não é. Ela é paga em horas de gente e em risco não contabilizado.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch3>1. Custo do retrabalho\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Estime quantas horas por mês a sua equipe gasta em tarefas que existem só porque a informação está espalhada:\u003C\u002Fp>\n\u003Cul>\n\u003Cli>redigitar cliente, valor e vigência em mais de um sistema\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>procurar a versão vigente de um contrato\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>conferir manualmente se o que está sendo cobrado bate com o que foi assinado\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>cobrar certidão vencida de prestador por e-mail e WhatsApp\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>montar relatório de contratos a vencer olhando um por um\u003C\u002Fli>\n\u003C\u002Ful>\n\u003Cp>Multiplique pelo custo\u002Fhora carregado dessas pessoas. Esse número costuma ser maior do que a intuição sugere, principalmente em operações com \u003Ca href=\"\u002Fblog\u002Forganizar-contratos-com-10-a-50-prestadores\">10 a 50 prestadores\u003C\u002Fa>, onde o trabalho de conferência é diário mas nunca foi medido.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch3>2. Custo do que passa despercebido\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Aqui não dá para estimar hora, dá para estimar exposição. Faça a conta com os seus próprios números:\u003C\u002Fp>\n\u003Cul>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Renovação automática indesejada.\u003C\u002Fstrong> Um contrato de renovação tácita que ninguém cancelou a tempo custa mais um ciclo inteiro. Pegue o valor mensal de um contrato médio e multiplique pelos meses do ciclo de renovação. Aconteceu uma vez no ano passado? Esse é o seu custo.\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Reajuste não aplicado.\u003C\u002Fstrong> O contrato previa correção anual e ninguém formalizou o aditivo de reajuste. O valor não corrigido, multiplicado pelos meses que se passaram, é dinheiro que você deixou na mesa.\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Cobrança de contrato encerrado.\u003C\u002Fstrong> Faturar quem já saiu não é receita, é problema comercial e crédito a devolver.\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Multa e passivo por documento vencido.\u003C\u002Fstrong> Pagar nota de prestador com certidão vencida cria exposição, e o custo aqui é jurídico, não operacional.\u003C\u002Fli>\n\u003C\u002Ful>\n\u003Ch3>3. Compare o total, não o mensal\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Some o custo do software (mensalidade mais os itens à parte que se aplicam ao seu caso) e compare com a soma de 1 e 2. Se o retrabalho sozinho já paga, a decisão é fácil. Se não paga, ainda pode valer pelo risco evitado, mas aí é decisão consciente, não compra por impulso.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>E se nenhuma das duas contas fecha, a resposta honesta é não comprar agora. Uma \u003Ca href=\"\u002Fblog\u002Fplanilha-de-controle-de-contratos\">planilha bem montada\u003C\u002Fa> segura operações pequenas por muito tempo.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch2>O que fazer antes de pedir proposta\u003C\u002Fh2>\n\u003Col>\n\u003Cli>Conte quantos contratos ativos você tem hoje, e quantos venceram ou renovaram nos últimos doze meses.\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>Conte quantas assinaturas por mês, em média, e qual foi o pico.\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>Liste quem precisa de acesso, e separe quem edita de quem só aprova ou só lê.\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>Liste os sistemas que precisam receber o contrato (ERP, CRM) e confirme se essa integração está inclusa ou é à parte.\u003C\u002Fli>\n\u003Cli>Só então peça proposta, com esses números na mão. Fornecedor que recebe números concretos manda proposta concreta.\u003C\u002Fli>\n\u003C\u002Fol>\n\u003Ch2>Sobre o Contrasync\u003C\u002Fh2>\n\u003Cp>O Contrasync é um CLM especializado em \u003Ca href=\"\u002Fgestao-de-contratos-de-prestacao-de-servicos\">contratos de prestação de serviços\u003C\u002Fa>, com \u003Ca href=\"\u002Fassinatura-eletronica-de-contratos\">assinatura eletrônica nativa\u003C\u002Fa> (ordem de assinantes, lembretes, trilha de auditoria, carimbo de tempo) e \u003Ca href=\"\u002Fintegracoes\">integração com ERP e CRM\u003C\u002Fa> conectada pela própria empresa na aba Integrações, sem projeto de implantação. Não citamos preço de concorrente aqui porque comparação de números velhos engana mais do que ajuda.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>O cadastro é aberto e não pede cartão de crédito. A recomendação prática é entrar, subir dois ou três contratos reais, ligar a integração com o seu ERP e ver se a conta da seção anterior fecha com os seus números. Se não fechar, você não perdeu nada além de uma tarde, e sai com o custo do seu retrabalho medido, o que já vale a tarde.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch2>Perguntas frequentes\u003C\u002Fh2>\n\u003Ch3>Qual é o modelo de cobrança mais barato para gestão de contratos?\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Não existe um modelo mais barato em abstrato: existe o modelo que combina com a sua operação. Se poucas pessoas mexem em contrato, cobrar por usuário tende a sair em conta. Se o volume de assinatura é alto, cobrar por documento pode ficar caro rápido. Se a carteira é grande e estável, por contrato ativo costuma ser o mais previsível. O cálculo só faz sentido com os seus números na frente.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch3>O que costuma vir cobrado à parte além da mensalidade?\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Os itens mais frequentes são assinaturas acima da franquia, assinatura com certificado ICP-Brasil, integrações, implantação, migração da base antiga, suporte com SLA e acesso a API. Vale pedir a lista completa por escrito e simular um mês de pico, não um mês médio.\u003C\u002Fp>\n\u003Ch3>Vale a pena trocar a planilha por um software?\u003C\u002Fh3>\n\u003Cp>Depende do que a planilha já está deixando passar. Se ninguém nunca perdeu um vencimento, ninguém duvidou de qual versão vale e o contrato não vive em três sistemas, a planilha ainda serve. Quando alguma dessas três coisas começa a acontecer, o custo já existe, só não está no orçamento. Antes de decidir, vale conferir também se o seu problema pede mesmo um CLM ou apenas \u003Ca href=\"\u002Fblog\u002Fclm-erp-ou-assinatura-eletronica\">assinatura eletrônica\u003C\u002Fa>.\u003C\u002Fp>\n",1784295374311]